12.03.2020

Когда отдать трудовую книжку работнику, если он выбрал электронную версию

Ведение электронных трудовых книжек в компании: подсказки кадровику

С того момента, как работник получил свою бумажную трудовую книжку, работодатель освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. Последняя запись в трудовую вносится о том, что работник подал заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности.

Минтруд разъяснил, как внести такую запись:

  • в графу 1 внесите порядковый номер записи;
  • в графе 2 укажите дату выдачи трудовой книжки на руки;
  • в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки сделайте запись: «Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. N 439-ФЗ)»;
  • в графе 4 проставьте дату подачи заявления, укажите число, месяц, год.

Ведомство поясняет, что вернуть трудовую книжку на руки работнику нужно в тот же день, когда он подал заявление. Ранее ПФР объяснял, что поскольку срок выдачи бумажной трудовой законом не установлен, его можно оговорить локальным актом.

Читайте в кадровом блоге: 3 новых письма Минтруда по электронным трудовым книжкам, которые помогут во всем разобраться

Не забудьте зафиксировать факт выдачи трудовой книжки в специальном журнале учета. Сделайте в графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» книги учета движения трудовых книжек, запись: «Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона N 439-ФЗ)». Работник должен расписаться в получении трудовой книжки.

Не знаете, какие ошибки исправить в трудовой книжке перед переходом на электронный формат? Пройдите обучение в Высшей школе кадровика. Новый курс «Всероссийская аттестация кадровиков — 2020» поможет актуализировать знания и составить план перехода на электронный вариант. 

Источник: письмо Минтруда № 14-2/В-150 от 12.02.2020.